Bij fijn wonen denk je misschien niet meteen aan administratie. Toch levert de afdeling Administratie daar een belangrijke bijdrage aan. Hoe? Peter, manager Administratie, vertelt er meer over.“Wij zorgen dat alles financieel goed en efficiënt loopt, zowel intern als extern.” En dat klinkt misschien vooral als iets voor achter de schermen. Toch merken huurders daar echt iets van. Bijvoorbeeld in de servicekosten (lees op deze pagina meer over dit onderwerp: servicekosten).“Ons doel is dat huurders niet meer betalen dan nodig is, terwijl we wel zorgen voor schone, veilige en goed onderhouden woningen.”
Om de servicekosten zo betaalbaar mogelijk te houden, werken verschillende afdelingen binnen Vivare samen. De afdeling Inkoop kijkt bijvoorbeeld naar contracten voor schoonmaak, ramen wassen en tuinonderhoud. De afdeling Administratie heeft een belangrijke rol bij de inkoop van energie. Door regelmatig nieuwe afspraken te maken over contracten, worden prijzen en voorwaarden steeds opnieuw bekeken. Daarbij gaat het niet alleen om de laagste prijs. Ook kwaliteit, dienstverlening en bijvoorbeeld duurzaamheid spelen een rol.Een mooi voorbeeld is de schoonmaak van galerijen en trappenhuizen. Daar wordt tegenwoordig gewerkt met een machine die met stoom reinigt. Die gebruikt veel minder water dan een hogedrukreiniger en zorgt bovendien voor minder geluidsoverlast. Zo kan een andere manier van werken dus niet alleen milieuvriendelijker zijn, maar ook prettiger voor huurders.
Energie is een van de grotere kosten. Daarom wordt goed gekeken naar het moment waarop energie wordt ingekocht. “Door daar op tijd mee te beginnen, proberen we grote prijsstijgingen zoveel mogelijk te voorkomen. We kijken naar de markt en kopen op gunstige momenten energie in voor de komende jaren. We hebben nu bijvoorbeeld al 20% van 2028 ingekocht.”En dat merken huurders uiteindelijk ook. Doordat we beter weten wat de kosten worden, kunnen we het voorschot dat huurders betalen beter inschatten. Zo proberen we verrassingen achteraf zoveel mogelijk te voorkomen.
Maar administratie gaat niet alleen over inkopen. Het team verwerkt het hele jaar door facturen. Het controleert of de kosten kloppen en het werk echt is uitgevoerd. Ook wordt gekeken welke kosten wel en niet aan huurders mogen worden doorberekend.“Je wilt dat het klopt. Het gaat uiteindelijk om maatschappelijk geld. Geld dat voor een deel door onze huurders wordt betaald. Daar moeten we zorgvuldig mee omgaan.”Ook als er iets niet klopt, wordt dat uitgezocht. Bijvoorbeeld wanneer onduidelijk is waar een bepaald bedrag op een afrekening vandaan komt. Administratie werkt daarbij samen met andere teams binnen Vivare om ervoor te zorgen dat de kosten op de juiste plek terechtkomen. En door steeds slimmer en efficiënter te werken, hebben teams die veel contact hebben met huurders meer ruimte om hun werk te doen.
Veel van het werk van administratie zien huurders dus niet. En misschien is dat juist een goed teken. Want als alles goed geregeld is, merken huurders vooral het resultaat: een gebouw dat wordt schoongemaakt, verlichting die werkt, een lift die draait en servicekosten die zo betaalbaar mogelijk worden gehouden.“Eigenlijk zijn we een stille kracht achter de organisatie. Huurders zien ons misschien niet direct, maar ze merken het resultaat wel.”Achter een servicekostenafrekening zit dan ook veel meer dan alleen een bedrag. Het is een heel jaar van inkopen, controleren, rekenen en vooruitkijken. Allemaal met hetzelfde doel: zorgen dat huurders niet meer betalen dan nodig is.
